Трёхдневный team building в Казбеги для IT-компании

Международная IT-компания с распределённой командой из 50 человек искала формат, который «перезагрузит» людей после года удалённой работы. Запрос звучал так: не стандартный отель-семинар, а событие, о котором команда будет вспоминать годами. На подготовку было 8 недель, участники летели из четырёх разных стран.

В этом брифе для нас было два заказа. Содержательный: людям, которые год видели друг друга только в видеозвонках, нужно место и время, где разговор начинается сам. И операционный: собрать четыре потока прилёта в одной точке в горах, не потеряв ни человека, ни часа программы. Второй заказ обычно и определяет, получится ли первый.

Тбилиси проще во всём: аэропорт рядом, отелей много, любой сбой чинится за полчаса. Мы всё равно предложили Казбеги, и вот на чём стояло это решение.

Корпоративная группа в городе рассыпается. У людей появляется выбор: вечером уйти по своим делам, утром подтянуться к сессии позже, встретиться с друзьями, остаться в номере. Программа перестаёт быть общей, и вместо командного выезда получается расписание для тех, кто дошёл. В горах структура другая. Все живут в одной точке, ужинают за одним столом, выходят на маршрут одной группой. Так удерживаются двое суток совместного времени, ради которых людей и везли через полмира.

Второй довод — то, что видно из окна. Гора Казбек, 5047 метров, стоит прямо напротив базы. Это тот случай, когда пейзаж работает лучше вводного упражнения на знакомство: люди выходят на террасу, и разговор начинается без ведущего.

Взамен мы взяли на себя дорогу. Степанцминда лежит у подножия Казбека на высоте около 1740 метров (Wikivoyage), и путь туда один — Военно-Грузинская дорога через Крестовый перевал, высшую точку трассы, 2379 метров (Википедия). Перевал такой высоты означает простую вещь: погода на трассе живёт отдельно от погоды в Тбилиси, и план обязан переживать её настроение.

Тайминг такой встречи мы считаем не вперёд от расписания рейсов, а обратным отсчётом от первой общей точки программы. Сначала фиксируется ужин-знакомство: это момент, когда группа впервые существует целиком. От него отнимается дорога в горы, от неё — выдача багажа и сбор группы у выхода, и только тогда видно, какие рейсы укладываются в один трансфер, а какие требуют отдельной машины.

Дальше потоки собираются в связки. Рейсы, которые садятся с разницей в пределах часа, едут вместе: ожидание в аэропорту в компании коллег переносится куда легче, чем ожидание в одиночку, а одна машина вместо двух — это на одну точку отказа меньше. Потоки, которые не складываются ни с кем, получают собственный трансфер и собственный запас времени.

Остановка у крепости Ананури на Военно-Грузинской дороге стоит в программе не только ради видов. Это ещё и регулируемый буфер: группа, которая идёт с опережением, гуляет там дольше, группа, выехавшая позже, проходит короткий круг. Так четыре машины, вышедшие в разное время, приезжают к ужину в один интервал, и никто не сидит в холле лишний час.

В каждой машине едет координатор. Его задача не «сопровождать», а держать связь: он знает, где остальные три группы, и может замедлить или ускорить свою, пока разрыв ещё измеряется минутами. Решения по дороге принимаются на этом уровне, а не в общем чате на пятьдесят человек.

Дни собраны по нарастанию нагрузки. Первый вечер отдан знакомству и ничему больше: люди прилетели из четырёх часовых поясов, и требовать от них содержательной работы в этот вечер бессмысленно.

Мы почти всегда ставим рабочий блок после совместного физического опыта, а не до него. Утро второго дня — трек к церкви Гергети на 2170 метрах. Подъём выравнивает группу лучше любого фасилитационного упражнения: темп общий, руководитель идёт в одном строю с джуниором, разговоры складываются между людьми, которые в календаре никогда не пересекаются.

К вечеру у команды уже есть общий прожитый день, и разговор про итоги года начинается не с холодного старта. Та же сессия на первом вечере попадает в самое неудачное окно: усталость с дороги, незнакомые лица, осторожность. Один и тот же контент даёт разный результат в зависимости от того, что было за четыре часа до него.

Третий день мы держим лёгким намеренно. Командные активности и джип-тур не требуют концентрации, а грузинское застолье с тамадой закрывает программу форматом, который в Грузии делает часть работы за организатора: за столом с тамадой людям не нужно объяснять, зачем они здесь.

Главный риск горной программы — погода, и она не спрашивает про план. Поэтому у каждого outdoor-блока была своя крытая версия: площадка внутри и шатёр с отоплением бронировались заранее, не «на случай», а как вторая половина одного и того же плана. Стоимость такой брони мы считаем частью бюджета площадки, а не страховкой сверху.

Второй риск — дорога. Военно-Грузинская дорога через перевал в плохую погоду закрывается, и это событие не отменяется никакими договорённостями. Здесь работает только запас по времени: трансферы планируются так, чтобы задержка на трассе съедала буфер, а не начало программы.

Третий риск — высота и разный уровень подготовки внутри группы в 50 человек. Трек к Гергети проходится в темпе самой медленной её части, с координатором в хвосте и с заранее оговорённой точкой, где можно развернуться и вернуться на базу без ощущения, что ты что-то провалил.

Персональный менеджер на связи 24/7 нужен ровно для того, чтобы ни один из этих трёх сценариев не потребовал решения от клиента. Заказчик приезжает работать со своей командой, а не выяснять, куда делась вторая машина.

Сколько времени нужно на подготовку такого выезда? Здесь было 8 недель, и это рабочий срок для группы в 50 человек с прилётами из четырёх стран. Основное время уходит не на программу, а на сведение перелётов и бронь площадок с запасом под план Б.

Что делать, если дорога в горы закрыта? Планировать так, чтобы закрытие стоило вам буфера, а не блока программы, и держать альтернативную крытую площадку на каждый outdoor-день. Отказываться от гор из-за погоды не приходится, если запас заложен заранее.

Можно ли совместить рабочую сессию и активную программу за три дня? Да, если развести их по дням и по времени суток: физический блок утром, содержательный вечером, и не раньше второго дня.